Nämä kaksi viestintätyyppiä auttavat henkilöä menestymään hyvin ajatustensa ja näkemyksensä ilmaisemisessa. On helpompi esittää pointti, kun henkilö on hankkinut tarvittavat taidot tasapainottaa sanoja ja sävyä. Mikä tärkeintä, on oleellista pukea ajatukset osuvasti sopiviin sanoiin, jotta itsensä ymmärrettäisiin ihmisryhmän tai autoritaarisen hahmon edessä.
Muodollinen viestintä vs epävirallinen viestintä
Suurin ero muodollisen viestinnän ja epävirallisen viestinnän välillä on, että edellinen vaatii tarkoituksellista yritystä kuulostaa hienostuneelta, kun taas jälkimmäinen ei vaadi muuta kuin vapaata sanavirtaa, jota käytetään yleisessä sanastossa. Molemmat voidaan erottaa käytettyjen sanojen, havaittujen ilmaisujen, äänenkorkeuden, kommunikointitavan ja näkyvän kehon kielen perusteella.
Muodollinen viestintä tunnetaan myös virallisena viestintänä, koska kaikki viralliset asioinnit edellyttävät erityistä sanastoa ja äänenlaatua. Kyse ei ole siitä, että tämäntyyppinen viestintä vaatisi erityisiä kielellisiä taitoja, vaan on käytettävä yleisten sanojen oikeita muotoja, jotta se kuulostaa vakavalta ja huomaavaltaan. Kuka tahansa voi helposti ryhtyä viralliseen viestintään kollegoiden, mentoreiden, työnantajien tai yrityskumppaneiden kanssa.
Epävirallinen viestintä tunnetaan myös epävirallisena viestintänä, koska sitä käytetään jokapäiväisessä elämässä keskusteluihin perheenjäsenten tai ystävien kanssa. Mitään protokollaa ei tarvitse noudattaa, ja henkilö voi vapaasti käyttää henkilökohtaista ammattikieltä tai lyhyitä sanoja. Yhden kielen käyttö ei myöskään ole pakko, sillä tällaiset ystävälliset keskustelut voidaan käydä millä tahansa henkilölle sopivalla tavalla.
Virallisen ja epävirallisen viestinnän vertailutaulukko
| Vertailuparametrit | Muodollinen viestintä | Epävirallinen viestintä |
| Määritelmä | Se määritellään viestintätyypiksi, jota käytetään organisaatiokokoonpanossa viralliseen viestimiseen. | Se määritellään viestinnän tyypiksi, jota käytetään jokapäiväisessä elämässä tarpeiden esittämiseen epävirallisella tavalla. |
| Kehonkielen merkitys | Kehonkieli on välttämätöntä, koska se välittää puhuvan henkilön kiinnostuksen kohteet. | Kehonkielellä ei ole paljon arvoa, koska epävirallinen kommunikointi vaatii vain ilmaisua millään tavalla. |
| Käytetty sävy | Kunnioittava ja kohtelias sävy on tärkeä. | Ystävällinen ja kevytmielinen sävy on tärkeä. |
| Mukana olevat tyypit | Vaaka- ja diagonaalinen viestintä. | Juorut ja viinirypäleen kommunikointi. |
| Sovellus | Välittää tehtävät ja ottaa palautetta. | Jakaa elämän tapahtumia ja ilmaista tunteitaan. |
Mitä on virallinen viestintä?
Muodollista viestintää syntyy, kun kaksi henkilöä keskustelee asioista, jotka ovat tärkeitä organisaation edistämisen kannalta. Tämän tyyppinen kommunikointi on välttämätöntä, jotta työpaikalla säilyy sopivuus tai tervehditään saman alan johtavia jäseniä. Muita sovellusalueita ovat professorin kanssa puhuminen, ohjeisiin liittyvän avun hakeminen ja työehdotuksen ehtojen neuvotteleminen.
Muodollisen viestinnän perusasiat perustuvat kunkin organisaation asettamiin standardeihin. On käytettävä asianmukaista tervehdystä ja kohdeltava toista ihmistä kunnioittavasti. Kehonkieli on tärkeä, koska arvovaltaisten hahmojen edessä on säilytettävä tietty asento ja ohjattava kehoa organisoidummin. Jokaisella teolla ja sanalla on merkitystä virallisessa viestinnässä.
Kunnioittavien sanojen ja joidenkin olennaisten lauseiden käyttö parantaa tapaa, jolla henkilö puhuu tällaisessa asetelmassa. Muita muodollisen kommunikoinnin puolia ovat sopivan tilaisuuden odottaminen, maltillinen puhuminen, aggression hallinta ja myös toisen henkilön kuunteleminen.
Mitä epävirallinen viestintä on?
Epävirallista kommunikointia tapahtuu joka kerta, kun kaksi ihmistä puhuu rennosti, ajattelematta, miten ajatukset välitetään. Sanastolla ei ole suurta merkitystä epävirallisen viestinnän kannalta. Myös alueellista kieltä voidaan käyttää. Tämäntyyppinen viestintä auttaa myös ylläpitämään sosiaalisia suhteita jokapäiväisessä elämässä.
Epävirallisen kommunikoinnin perusasiat ovat niukkoja – puhuja ja kuuntelija. Tähän viestintätapaan ei liity enempää sääntöjä. Myös slängin käyttö on hyväksyttävää, eikä epäviralliseen kommunikointiin osallistuvien osapuolten tarvitse olla huolissaan sävystä, sävelkorkeudesta, toimituksesta tai mistään muusta vastaavasta kategoriasta. On tärkeää puhua selkeästi, jotta kuuntelija voi ymmärtää ja myöhemmin ymmärtää sanat.
Sanaston pitäisi olla merkityksetöntä tämäntyyppisessä viestinnässä. Ajatuksen virtauksen tulee olla ja kuka tahansa voi nauttia merkityksellisestä epävirallisesta viestinnästä. Ymmärtämisen helpottamiseksi on tärkeää, että osapuolet ymmärtävät yhteistä kieltä.
Tärkeimmät erot muodollisen ja epävirallisen viestinnän välillä
Johtopäätös
Viestintätapaa on muutettava tilanteen tarpeiden mukaan. Sekä muodollisilla että epävirallisilla tyypeillä on oma merkityksensä jokapäiväisessä elämässä. Paras tapa ylläpitää sujuvuutta on analysoida tilanne ja toimia sen mukaan. Kun henkilö tottuu molempia osapuolia suosiviin asioihin, kaikki muut ilmaisun osa-alueet loksahtavat paikoilleen. Sävy ja sävelkorkeus voivat toisinaan johtaa kommunikaatiovirheisiin.
Koska kaikilla on sekä virallisia että epävirallisia suhteita, on tärkeää löytää tasapaino näiden kahden välillä. Jos muodollinen kommunikointi ei ole tasokasta, se voi johtaa huonoihin asiakassuhteisiin ja voi lopulta muodostua riskiksi työlle. Vaikka jotkut ihmiset perivät taidot kommunikoida sujuvasti, toiset saattavat joutua hankkimaan saman. Epävirallinen viestintä ei perustu mihinkään kiinteään protokollaan.
Ennen kaikkea painottavien sanojen oikea käyttö saattaa muuttaa pelin. Siksi on keskityttävä viestinnän aikomukseen sen sijaan, että pelättäisiin toisen osapuolen taitoja.
