Ennen digitaalisen vallankumouksen tuloa suurin osa yritystoimintaan liittyvistä toiminnoista, lähinnä talouskirjanpidosta, tehtiin käsin kynällä, kynällä ja paperilla.
Vielä tänäkin päivänä tämä perinteinen menetelmä, jota kutsutaan manuaaliseksi kirjanpitoksi, on yleistä yritysten ja yritysten keskuudessa.
Tällainen kirjanpitojärjestelmä edellyttää tapahtumatietojen säilyttämistä kirjojen ja päiväkirjojen muodossa, jotka sitten muunnetaan manuaalisesti joukoksi talousraportteja.
On tärkeää huomata, että tietokoneistetun kirjanpidon ja manuaalisen kirjanpidon välillä ei ole eroa. Ainoa ero on väline, jota käytetään tapahtumien kirjaamiseen ja kirjanpitoon.
Kuka käyttää manuaalisia kirjanpitojärjestelmiä?
Jokainen yritys tai organisaatio tarvitsee tehokkaan kirjanpitojärjestelmän taloudellisten tietojensa keräämiseen, tallentamiseen ja ylläpitämiseen.
Nykypäivän digitaalisessa maailmassa yrityksillä on mahdollisuus käyttää joko manuaalisia tai tietokoneistettuja tai molempia kirjanpitojärjestelmiä.
Pienissä tai uusissa yrityksissä manuaalista kirjanpitojärjestelmää suositaan kuitenkin enemmän. Se on koska:
Kuinka manuaalinen kirjanpito toimii?
Manuaalinen kirjanpito tarkoittaa ensisijaisesti seuraavien fyysisten työkalujen käyttöä yrityksen taloudellisten tietojen tallentamiseen ja ylläpitämiseen.
Paperityynyt ja kirjat
Koska laskentataulukoita ja ohjelmistoja ei ole pääasiallisena kirjanpitotavana, kirjanpitäjät käyttävät paperilehtiä ja kirjoja, joissa on rivejä ja sarakkeita.
Yleensä painettuja sarakkeita on neljä tai enemmän kuin neljä, joista jokainen on erotettu kahdella peräkkäisellä viivalla, jotka kulkevat arkkia pitkin.
Ensimmäinen sarake paperin vasemmalla puolella on tarkoitettu päivämäärien kirjoittamiseen. Siksi tälle sarakkeelle jäävä tila on kapea.
Sitä vastoin toista saraketta käytetään kuvausten kirjoittamiseen. Näin ollen kirjanpitäjä tarjoaa laajimman tilan tälle sarakkeelle.
Tapahtumasummat ja muut asiaan liittyvät tiedot, kuten myynti ja varasto ja vastaavat, merkitään muistiin jäljellä oleviin sarakkeisiin.
Paperityynyt on usein painettu valkoisena tai vaaleanvihreänä, ja jokainen numero on varattu muistiin, jotta käsinkirjoitukseen liittyviä ongelmia ei esiinny.
Päiväkirjat ja pääkirjat
Näitä käytetään toiminnallisten ja lopullisten talousasiakirjojen muistiinpanoon.
Päiväkirjat ja reskontrat tukevat manuaalista kirjanpitoprosessia auttamalla kirjanpitäjää pitämään erillisiä kirjauksia erityyppisistä tapahtumista.
Esimerkiksi yksi päiväkirjajoukko voidaan osoittaa käteismyyntien kirjanpitoon. Sitä vastoin toinen ryhmä voi kirjata palkkalaskelman.
Kun näiden erillisten tilien tapahtumat on laskettu, tulokset yhdistetään yhdeksi päiväkirjakirjaukseksi liiketoimintayksikön pääkirjaan.
Manuaalisen kirjanpidon edut
Vaikka se on vanha kirjanpitojärjestelmä, sen merkitys nykymaailmassa ei ole täysin tarpeeton.
Manuaalisen kirjanpidon haitat
Sen lukuisista eduista huolimatta ei voida kiistää, että manuaalisella kirjanpidolla on joitain merkittäviä rajoituksia.
