Sihteerillä ja vastaanottovirkailijalla on tärkeä rooli yrityksessämme. Heidän päätyönsä eroaa vastuun muodoltaan. Molempien on ylläpidettävä yrityksen ja sen palveluiden hyvää mainetta. Heidän työnsä voi joskus olla haastavaa riippuen ihmisistä, joiden kanssa he puhuvat. Molemmat paikat ovat hyviä aloittamaan urasi.
Sihteeri vs vastaanottovirkailija
Ero sihteerin ja vastaanottovirkailijan välillä on, että heidän työtehtävänsä vaihtelevat. Se riippuu yrityksen tyypistä, jonka kanssa työskentelet. Jotkut yritykset voivat vaatia vastaanottovirkailijoitaan suorittamaan joitain lisätöitä tietokonealalla. Sihteereitä voidaan joskus pyytää tekemään matkajärjestelysuodattimia pomolleen.
Sihteeri on henkilö, joka huolehtii kaikesta toiminnasta vilpittömästi. Heillä on paperityötä, postia ja muita toimistoon liittyviä töitä. Se voi olla helppoa tai vaikeaa riippuen yrityksestä, johon liityt. Joillakin ihmisillä on henkilökohtaiset sihteerit, joissa he luottavat toiseen henkilöön ja jakavat joitain luottamuksellisia tietoja.
Vastaanottovirkailija on osa hallinnollista tukitehtävää. Useimmissa yrityksissä on naispuolisia työntekijöitä tässä tehtävässä, koska se on lähtötasona, eivätkä miehet saa tätä toimimaan. Lisäksi naispuolinen työntekijä tarkoittaa, että hän vastaa kyselyihin osoittamatta vihaansa tai epämukavuuttaan toiselle henkilölle. Naisehdokkaat saavat enemmän etusijaa valintaprosessissa kuin miesehdokkaat.
Sihteerin ja vastaanottovirkailijan vertailutaulukko
| Vertailuparametrit | Sihteeri | Vastaanottovirkailija |
| Kutsutaan myös nimellä | Henkilökohtainen avustaja | Vastaanottovirkailija |
| Taidot | Asiakaspalvelu | Kirjoitustaidot |
| Vähimmäiskoulutus | Diplomi | Diplomi |
| Määritelmä | Henkilö, joka seuraa pomoaan. | Henkilö, joka kohteliaasti tervehtii kaikkia. |
| Koulutuksellinen pätevyys | Pitäisi valmistua hyvästä yliopistosta | Hakijoiden tulee olla läpäisseet lukion vähimmäisprosenttiosuudella. |
Mikä on sihteeri?
Sihteeri on yhtiön nimeämä henkilö, joka tekee nimityksiä ja suorittaa korkeampaan edustajaan liittyviä tehtäviä. Heidän roolinsa on erittäin tärkeä. He ovat vastuussa jokaisesta tehtävästä.
Kun perustamme yrityksen, emme voi seurata kaikkia kokouksia ja tapahtumia. Välttääkseen ristiriitaisuuksia tulevaisuudessa he palkkaavat uuden henkilön tekemään tämän työn heidän puolestaan.
Heidän päätehtävänään on tiedottaa ylemmille viranomaisille tulevista kokouksista, tapahtumista ja juhlista, jotta he voivat varata ajan ja aikatauluttaa työnsä. Heidän tehtävänsä on huolehtia etukäteen kaikesta kokouksista, heidän esityslistastaan ja kutsuttavien henkilöiden määrästä huolehtivat he itse.
Ilman sihteeriä on tärkeää hoitaa työt yksin. Saatat hämmentyä aikataulusta, ja se johtaa huonoon maineeseen yrityksellesi. Jokaisella sihteerillä pitäisi olla joitain ominaisuuksia. Heillä tulee olla hyvät kommunikointitaidot, he eivät saa koskaan innostua työstään, pysyä rauhallisena tapaamisten aikana.
Sen mukaan, minkä tyyppisen yrityksen kanssa he työskentelevät, on olemassa erilaisia sihteereitä, kuten yksityinen sihteeri, yhdistyksen sihteeri, suurlähetystön sihteeri, osuuskunnan sihteeri, paikalliselimen sihteeri, hallintoministeriön sihteeri ja yrityssihteeri.
Mikä on vastaanottovirkailija?
Vastaanottovirkailija vastaa yritystä, aikatauluja ja kaikkea tulevaa toimintaa koskeviin kyselyihimme. Heidät istutetaan toimiston aulassa. Heidän päätyönsä on sen yrityksen tai organisaation vastaanotossa, jonka kanssa he työskentelevät.
He vastaavat vierailijoiden tiedusteluihin joko kasvokkain tai puhelimitse. He vastaavat rauhallisesti huutamatta toiselle. Jokaisella yrityksellä on vastaanottovirkailija, joka vastaa asiakkaiden tiedusteluihin.
Jokainen yritysorganisaatio ottaa ensin yhteyttä vastaanottovirkailijaan saadakseen lisätietoja työaikatauluistaan, kokouksistaan ja ajoitustaan. Joskus vastaanottovirkailija voi tuntea stressiä johtuen vuorovaikutuksesta monien ihmisten kanssa, ja he joutuivat toistamaan saman asian uudelleen toiselle henkilölle.
He ovat tärkeimpiä, koska he tietävät kaiken yrityksestä ja sen kulmasta. He tietävät aina tärkeät toimistoon liittyvät tehtävät voidakseen vastata asiakkaan kysymyksiin. He ovat hyvin ajan tasalla organisaatiosta, jonka kanssa he työskentelevät.
Vastaanottovirkailijalla tulee olla hyvät vuorovaikutustaidot. Heidän tulee olla vuorovaikutuksessa kohteliaasti ja rauhallisesti. Heidän tulee säilyttää hyvä ja terve suhde asiakkaisiin.
Vastaanottovirkailijoita on monenlaisia, kuten Front Desk Auditor, Hotel Front Desk Associate ja Schedule Coordinator.
Tärkeimmät erot sihteerin ja vastaanottovirkailijan välillä
Johtopäätös
Sekä sihteeri että vastaanottovirkailija ovat tärkeitä yritykselle. Heidän työnsä on tärkeämpää. Ne toimivat siltana yrityksellemme. Heillä on hyvät näkymät ja heillä on suuri kysyntä, koska he vaativat taitoja enemmän kuin normaali ihminen. Yhdysvaltain työministeriön äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan vastaanottovirkailijoiden työpaikat kasvavat nopeammin kuin muut olemassa olevat työpaikat.
Ura näissä kahdessa tehtävässä vaatii hyviä strategioita, ja sinun on löydettävä uusi tapa tehdä työstäsi haastavaa ja menestyvää, jotta et kyllästy päivän loppuun mennessä.
