Microsoft Wordin parissa työskenteleminen on nykyään melko yleistä. Samalla kun teet niin, on erittäin tärkeää tallentaa asiakirja sen valmistumisen jälkeen. Näin varmistetaan, että kaikki siihen tehty kova työ ei mene hukkaan tai mene hukkaan. Tallenna ja Tallenna nimellä ovat kaksi Microsoft Wordin toimintoa, jotka auttavat asiakirjojen tallentamisessa.
Tallenna vs. Tallenna nimellä
Tallenna ja tallenna sellaisenaan eroavat siinä, että tallennus on Microsoft Wordin Tiedosto-valikon komento, jonka avulla käyttäjä voi tallentaa asiakirjan takaisin tiedostoon tai kansioon, josta se alun perin tuli. Sillä välin Tallenna nimellä -komento, jonka avulla käyttäjä voi tallentaa uuden asiakirjan uuteen paikkaan.
Tallenna-toiminnon avulla käyttäjä voi päivittää tai korjata asiakirjan, joka on jo tallennettu aiemmin. Tallennetun asiakirjan uusi versio vastaa asiakirjan tai tietojen nykyistä työversiota. Yksinkertaisesti sanottuna olemassa oleva tallennettu asiakirja päivitetään uudeksi.
Tallenna nimellä -toiminnolla käyttäjä voi tallentaa asiakirjan ensimmäistä kertaa. Tämä tarkoittaa, että henkilö voi tallentaa uuden asiakirjan täysin uuteen paikkaan. Lisäksi toiminto kysyy käyttäjältä myös uutta nimeä, jolla dokumentti on tallennettava laitteeseen.
Vertailutaulukko Tallenna ja Tallenna nimellä
| Vertailuparametrit | Tallentaa | Tallenna nimellä |
| Toiminto | Tallenna-komennon avulla käyttäjä voi tallentaa asiakirjan takaisin sinne, mistä se on peräisin. | Tallenna nimellä -komennon avulla käyttäjä voi tallentaa uuden asiakirjan uuteen paikkaan. |
| Käyttää | Tallenna-komennon avulla käyttäjä voi välttää tietojen katoamisen sekä päivittää aiemmin tallennettuja töitä. | Tallenna nimellä -komennon avulla käyttäjä voi tallentaa olemassa olevan tiedoston uuteen paikkaan eri nimellä. |
| Tiedoston tyyppi | Tämä toiminto koskee vain tiedostoja, jotka on tallennettu aiemmin. | Toimintoa voidaan käyttää aiemmin tallennettuihin tiedostoihin sekä uusiin tiedostoihin. |
| Menettely | Toimenpide on lyhyt, koska se sisältää vain yhden vaiheen. | Toimenpide on verrattain pidempi, koska se sisältää lisävaiheita. |
| Short Cut | Tallennustoiminnon pikanäppäin on Ctrl+S, Shift+F12 tai Alt+Shift+F2. | Tallenna nimellä -toiminnon pikanäppäin on F12 tai Alt+F+A. |
| Rajoitus | Tiedostoa ei voi tallentaa uuteen muotoon tallennuskomennolla. | Tiedosto voidaan tallentaa uuteen muotoon tai olemassa olevaa muotoa voidaan muuttaa Tallenna nimellä -komennolla. |
Mikä on Tallenna?
Tallenna on Microsoft Wordin Tiedosto-valikon komento. Sen avulla käyttäjä voi tallentaa päivitetyn version asiakirjasta takaisin paikkaan, johon se alun perin tallennettu. Tämä tarkoittaa, että juuri tallennettu versio vastaa asiakirjan nykyistä työversiota Microsoft Wordissa. Komento on erittäin hyödyllinen muokkausprosessin aikana.
Microsoft Wordissa on useita menetelmiä, joiden avulla käyttäjä voi tallentaa asiakirjoja ja tietoja. Helpoin tapa on napsauttaa näytön yläosassa olevaa kuvaketta. Tämä kuvake näyttää levyltä. Se tallentaa asiakirjan automaattisesti alkuperäiseen sijaintiinsa, joka on aiemmin valittu. Lisäksi asiakirjan nimi pysyy samana.
Toinen tapa käyttää tätä toimintoa on siirtyä Tiedosto-valikkoon ja napsauttaa "Tallenna" -vaihtoehtoa. Microsoft Wordin avulla käyttäjä voi jopa tallentaa asiakirjan käyttämällä pikanäppäimiä, jotka ovat Ctrl+S, Shift+F12 ja Alt+Shift+F2. Käyttäjät voivat painaa mitä tahansa näppäimistönsä yhdistelmää tallentaakseen asiakirjan vaivattomasti.
Komento on yksinkertainen ja nopea, koska se sisältää vain yhden vaiheen. Sen käytön rajoituksena on kuitenkin se, että komento ei salli tiedoston tallentamista uuteen tai muutettuun muotoon.
Mikä on Tallenna nimellä?
Tallenna nimellä on toinen Microsoft Wordin Tiedosto-valikon komento. Toisin kuin tallennustoiminto, tallenna kuten yleensä käytetään uuden tiedoston tallentamiseen uuteen paikkaan. Sitä voidaan käyttää jopa olemassa olevan tiedoston tallentamiseen uuteen paikkaan samalla nimellä. Lisäksi samalla käyttäjällä on mahdollisuus valita asiakirjalle uusi nimi.
Käyttääkseen tätä komentoa käyttäjän on mentävä Tiedosto-valikkoon ja valittava "Tallenna"-vaihtoehdon alla oleva "Tallenna nimellä". Tällöin näyttöön tulee dialogiikkuna. Täällä käyttäjä voi valita, minne tiedosto tallennetaan ja millä nimellä. Sen avulla käyttäjä voi jopa valita tiedostotyypin. Tämä tarkoittaa, että dokumentin muotoa voidaan muuttaa tallennuksen aikana.
Toinen tapa käyttää tätä komentoa on painaa pikanäppäimiä, jotka ovat F12 ja Alt+F+A. Tällöin dialogiikkuna avautuu välittömästi. Tämä lyhentää prosessin kestoa poistamalla muutaman vaiheen. Komento on hyödyllinen sekä uuden tiedoston että varmuuskopiotiedoston luomiseen. Usein prosessia kutsutaan jopa "vientiksi".
Tärkeimmät erot Tallenna ja Tallenna nimellä
- Tallenna-komennon avulla käyttäjä voi tallentaa asiakirjan takaisin sinne, mistä se tuli, kun taas tallenna nimellä -komennon avulla käyttäjä voi tallentaa uuden asiakirjan uuteen paikkaan
- Tallenna-komento on hyödyllinen aiempien töiden päivittämiseen ja tietojen häviämisen estämiseen samalla, kun tallenna nimellä on hyödyllinen tallennetun asiakirjan sijainnin ja nimen muuttamisessa.
- Tallenna-komentoa voidaan käyttää vain aiemmin tallennettuihin tiedostoihin, kun taas Tallenna nimellä -toimintoa voidaan käyttää myös uusiin tiedostoihin.
- Tallennuskomennon pikanäppäin on Ctrl+S, Vaihto+F12 tai Alt+Shift+F2, kun taas tallennuskomennon pikanäppäin on F12 tai Alt+F+A.
- Tallenna-komento ei salli käyttäjän muuttaa dokumentin muotoa sitä tallennettaessa, kun taas Tallenna nimellä -komento sallii käyttäjän tehdä niin.
Johtopäätös
Tallenna ja tallenna nimellä -komennot voivat usein sekoittua keskenään niiden nimien samankaltaisuuksien vuoksi. Molemmilla on kuitenkin hyvin erilaiset sovellukset ja menetelmät asiakirjan tallentamiseen Microsoft Wordiin. Yksi erottavimmista tekijöistä niiden välillä on, että tallennuskomentoa voidaan käyttää vain aiemmin tallennettuihin asiakirjoihin, kun taas Tallenna nimellä -toimintoa voidaan käyttää myös uusiin asiakirjoihin.
Toinen ero näiden kahden välillä on se, että tallennuskomento ei salli käyttäjän muuttaa asiakirjan muotoa sitä tallennettaessa. Samaan aikaan Tallenna nimellä -komennon avulla käyttäjä voi muuttaa asiakirjan muotoa, sijaintia ja nimeä. Tallenna-komennon käyttöprosessi on kuitenkin paljon lyhyempi kuin jälkimmäinen.
