Esityslistaa ja pöytäkirjaa käytetään virallisissa kokouksissa, joissa selitetään liikeasiakirjoja ja kirjoituksia. He selittävät tarkasti nykyisessä, menneisyydessä tai tulevaisuudessa pidetystä kokouksesta. Molempia käytetään bisnesenglannissa. Esityslista ja pöytäkirja vaihtelevat niiden käyttöaikojen mukaan. Ne kuvaavat ennalta suunniteltua virallisen kokouksen, seminaarin tai esityksen aikataulua.
Esityslista vs pöytäkirja
Ero Agendan ja pöytäkirjan välillä on, että ne eroavat toisistaan käytössään. Esityslistassa selostetaan kokouksen tai seminaarin aikataulu, se antaa yksityiskohtaisen suunnitelman tulevaisuudessa pidettävästä kokouksesta, kun taas pöytäkirja on kirjallinen pöytäkirja pidetyn kokouksen tapahtumista.
Esityslista laaditaan, jotta saadaan selkeä käsitys siitä, mitä kokoukselle on suunniteltu. Se valmistetaan ennen kokousta. Se sisältää luettelon aiheista, joista keskustellaan kokouksen aikana. Termiä Agenda käytetään yrityskeskusteluissa ja jokapäiväisessä elämässämme, kun viitataan tulevan päivän suunnitelmiin.
Pöytäkirjat viittaavat virallisiin tallenteisiin tai tapahtumiin kokouksesta, joka on päättynyt lyhyessä ajassa. Siinä kuvataan, mitä kokouksen aikana on tapahtunut ja kokouksen lopussa tehdyt lopulliset päätökset. Toisin kuin Agenda, pöytäkirja kirjataan kokouksen jälkeen.
Esityslistan ja pöytäkirjan vertailutaulukko
| Vertailuparametrit | Agenda | Pöytäkirja |
| Määritelmä | Esityslista on ennalta suunniteltu aikataulu, joka kuvaa, mitä kokouksessa, seminaarissa tai esitelmässä tapahtuu. | Pöytäkirja on virallinen tallenne siitä, mitä on tapahtunut ja mitä kokouksessa on päätetty. |
| Aikaikkuna | Esityslista laaditaan ennen kokouksen alkamista. | Pöytäkirja laaditaan heti kokouksen päätyttyä. |
| Jännityksellä käytetty | Future Tenseä käytetään esityslistan valmistelussa. | Mennyt aikamuotoa käytetään minuuttien valmistelussa. |
| Muoto | Esityslista on pamfletin tai ilmoituksen muodossa, joka on sijoitettu tiedostoon | Pöytäkirja laaditaan ja toimitetaan vihkon muodossa. |
| Ironia | Esityslista toimii suunnitelmana kokoukselle tai pääpiirteeksi tulevasta kokouksesta. | Pöytäkirja toimii tiivistelmänä kokouksesta, joka on erittäin arvokas. |
Mikä on Agenda?
Esityslista on laadittu antamaan lyhyt ja tarkka näkemys siitä, mitä kokouksessa tapahtuu, kuka käsittelee mitä aihetta ja listaa keskustelunaiheista ja niiden kestoista, jotta puhuja ja kokouksen koordinaattorit saavat selkeä käsitys kokouksen tarkoituksesta ja sen kestosta.
Agenda tulee olemaan tulevaisuus, koska se on valmisteltu etukäteen tapahtumaa varten, joka vielä tapahtuu. Se on virallisesti valmis auttamaan päävierailijaa saamaan tarkan käsityksen kokouksesta lyhyessä ajassa. Esityslistaa muutetaan tarvittaessa ja tarvittaessa, kokouksen kesto saattaa viivästyä tai päättyä nopeasti, mikä ei liity valmisteltuun esityslistaan.
Esityslistaa ei käytetä vain liiketapaamisissa ja seminaareissa, vaan sitä käytetään jokapäiväisessä elämässämme, mikä osoittaa tulevalle päivälle suunnitellut tai päivän loppuun mennessä tehtävät tai valmistuvat asiat. Agenda kuulostaa sekä epäviralliselta että muodolliselta, mikä riippuu paikasta, jossa sitä käytetään.
Esityslista on laadittu kaaoksen välttämiseksi kokouksen aikana. Jos kokous pidetään ilman asianmukaista agendaa, se juuttuu keskelle, mikä nähdään veneenä ilman suuntaa, joka yrittää päästä määränpäähän. Suunnittelu auttaa työn täydellisessä suorittamisessa oikeaan aikaan. Siten esityslistat muodostavat kokouksen tai tapahtuman perustan.
Mikä on minuutit?
Pöytäkirja on pöytäkirja siitä, mitä kokouksen tai tapahtuman aikana on tapahtunut. Ne sisältävät kokouksen aikana puhutut asiat, tehdyt päätökset ja ehdotetut linjaukset. He ovat valmiita tallentamaan ne myöhempää tarvetta varten. Vaikka meillä on paljon teknistä tukea kokouksen tai tapahtuman tallentamiseen, pöytäkirjat ovat muodollinen tapa tapahtumien tallentamiseen.
Pöytäkirjat laaditaan useilla vaiheilla. Se sisältää esisuunnittelun, on tarkoitus valmistella pöytäkirjan muoto. Sitten se tallennetaan istunnon aikana ja sen lopussa. Se kirjoitetaan menneessä aikamuodossa, koska se lähetetään tapahtuman lopussa. Tämän jälkeen laadittu pöytäkirja jaetaan jäsenille, joiden oletetaan osallistuvan kokoukseen.
Kokouksen tai tilaisuuden pöytäkirja sisältää tapahtuman päivämäärän ja kellonajan. Se sisältää myös henkilöt, jotka ovat läsnä ja poissa kokouksen aikana, kokouksen aikana tehdyt muutokset, hyväksymiset ja hylkäämiset, tietyn idean äänet sekä heidän huolimattomuutensa.
Pöytäkirjat ovat virallinen asiakirja istunnon aikana tapahtuneista tapahtumista, ne tallennetaan todisteeksi siitä, mitä tapahtuman aikana on todella tapahtunut. Pöytäkirjat tarkistetaan tilaisuuden lopussa. Ne tallennetaan ja dokumentoidaan myöhempää käyttöä varten.
Tärkeimmät erot esityslistan ja pöytäkirjan välillä
Johtopäätös
Agenda on tarkka kuvaus siitä, mitä tapahtumassa vielä tapahtuu, se on ennalta suunniteltu ja sitä voidaan muuttaa milloin tahansa tapahtuman keston perusteella. Pöytäkirja on yhteenveto tapahtuman tai istunnon tapahtumista, se voi olla joko kirjallisena tai videonauhoitettuna.
Esityslista on minimoitu yhdellä tai kahdella arkilla, kun taas pöytäkirjat ovat vihkon tai videolomakkeen muodossa. Esityslistaa ja pöytäkirjaa käytetään liike- tai virallisissa kokouksissa ja istunnoissa. Agendaa käytetään myös jokapäiväisessä elämässämme osoittamaan tulevan päivän suunnitelma, minuutteja ei käytetä kovin usein jokapäiväisessä elämässämme.
