Kauppakirja tarkoittaa asiakirjaa tai tiliottetta, joka pitää kirjaa erilaisten luovutettujen, vastaanotettujen varastoerien arvosta ja määrästä sekä niiden loppusaldosta. Sitä verrataan usein roskakortteihin, koska molempia näitä lausuntoja käytetään varastomateriaalien tallentamiseen.
On kuitenkin huomioitava, että kauppakirjanpitoa ei tarvitse päivittää ennen kuin tapahtumat ovat tapahtuneet, vaikka ne vaativat säännöllistä huoltoa. Toisaalta Bin-kortit on pidettävä ajan tasalla ennen tapahtumien toteutumista.
Lisäksi kauppakirjat sisältävät materiaalien arvon, ja niitä ylläpitää kustannuslaskentaosasto. Päinvastoin, Bin Cards ei ota huomioon varastotuotearvoa, vaan niiden ylläpidosta vastaa myymälävastaava.
Mihin tarkoitukseen Stores Ledgers -kirjoja käytetään?
Kauppakirjanpitoa käytetään yleensä varastotapahtumien hallintaan. Jos kuitenkin saa kysyä niiden erityisistä tarkoituksista, luettelon alla mainitaan seuraavat:
- Kauppakirjanpito auttaa saamaan käsityksen yrityksen varastotuotteiden määrästä ja arvosta.
- Ne auttavat yritysten omistajia päättämään, tarvitaanko lisämateriaalia vai ei.
- Kauppakirjat auttavat kirjanpito- ja tilintarkastushenkilöstöä laskemaan käytettävissä olevien varastomateriaalien loppuarvon.
Kuinka ylläpitää kauppakirjanpitoa?
Kaupat Reskontrat määritetään yleensä tietyn materiaalin jokaiselle komponentille. Kun kustannuslaskentahenkilöstö vain kirjaa varastoerien määrät, tuloksena olevaa lausuntoa kutsutaan roskakortiksi. Kuitenkin se, mikä erottaa myymäläpääkirjan roskakortista, on joidenkin ylimääräisten sarakkeiden läsnäolo.
Kauppakirjanpidon muodostavat sarakkeet sisältävät:
- Varastotuotteiden hinta tai arvo.
- Varastotuotteet vastaanotettu.
- Varaston erät myönnetty.
- Vähimmäisvarastotuotteita.
- Varastotuotteita enimmäismäärä.
Enimmäis- ja vähimmäissarakkeiden avulla yritysten omistajat voivat saada käsityksen saatavilla olevien varastossa olevien tuotteiden määrästä ja määrittää, tarvitaanko lisävarastotuotteita vai ei.
Näin ollen yritykset voivat tilata lisävarastotuotteita, kun he huomaavat, että käytettävissä olevien varastojen määrä on alittanut vähimmäistason. Tämän seurauksena yritysten omistajilta ei koskaan lopu varastojen tarjonnasta.
Lisäksi tavaran arvo- tai kustannussarake antaa kustannuslaskijalle käsityksen varastotuotteisiin käytetyn ja saadun pääoman määrästä sekä hallussa olevien varojen loppuarvosta.
Stores Ledgerin edut
Myymäläkirjanpidon hallinta auttaa yritysten omistajia monin eri tavoin. Joitakin Stores Ledgersin merkittäviä etuja ovat:
- Ne auttavat tietämään käytettävissä olevien varastomateriaalien määrän ja arvon.
- Varastoerien hallinnan sisäinen valvonta voidaan toteuttaa myymäläkirjanen avulla.
- Ne helpottavat tosiasiallisesti käytettävissä olevien varastoerien kustannusten ja määrän laskemista vuosilaskennan ja auditoinnin aikana.
- Yrityksen omistajat ovat hereillä, kun varastoerien määrä putoaa Kauppakirjanen mukaisen vähimmäistason alapuolelle.
Stores Ledgerin haitat
Vaikka Stores Ledgersillä on useita etuja, ne eivät todellakaan ole ilman rajoituksia. Joitakin Stores Ledgersin tärkeimpiä puutteita ovat:
- Myymäläkirjanen suuri määrä sarakkeita tekee laskentaprosessista monimutkaista.
- Kirjoitusvirheiden mahdollisuus on olemassa, koska liian monta saraketta on täytettävä päivitysprosessin aikana.
- Kauppakirjanpidosta löytyvät tietueet eivät ole yksityiskohtaisia. Ne ovat vain yhteenvetoja todellisista liiketoimista.
