Bin-kortti, joka tunnetaan myös nimellä bin tag tai varastokortti, on ilmoitus tai raportti varastojen myöntämisestä ja vastaanottamisesta vähittäiskaupan myymäläosastolta. Bin Cards -kortteja käyttävät ensisijaisesti ne vähittäiskaupat, joilla on laaja varastovarasto.
Lisäksi se kirjaa muistiin varastojen liikkeeseenlaskun ja vastaanoton, kirjaa sen hetkisen saldon sekä eräitä varastoeriä koskevia lisätietoja tai ongelmia. On huomautettava, että sana "Bin" termissä Bin Card on lyhenne sanalle Yritystunnus.
Milloin Bin Cardia käytetään?
Varastonhallinta ei ole yksinkertaista työtä. Säännöllinen kirjaaminen varastotuotteiden päivittäisistä tapahtumista on kuitenkin välttämätöntä, jotta saataisiin karkea käsitys käytettävissä olevien varastojen määrästä.
Roskakortit ovat erittäin käteviä työkaluja näiden tietueiden säilyttämisessä. Lisäksi ne auttavat yrityksiä seuraamaan varastojen liikkeitä ja dokumentoimaan niihin liittyviä asioita. Kaikkien näiden tekijöiden perusteella vähittäiskaupan yritykset voivat tehdä pääoman allokointipäätöksiä tehokkaammin.
Miten Bin Card toimii?
Roskakortteja verrataan usein myymälärekistereihin tai varastorekistereihin, koska niitä molempia käytetään varastotapahtumien ylläpitämiseen. Niiden väliset erot ovat kuitenkin melko merkittäviä erottaakseen ne toisistaan.
Myymäläkirjanpitoa on ylläpidettävä ja päivitettävä säännöllisesti. Päivitys tehdään kuitenkin sen jälkeen, kun tapahtumat ovat jo tapahtuneet. Roskakortit sitä vastoin ei ole vain pidettävä ajan tasalla, vaan myös kirjattava ennen tapahtumien toteutumista.
Tämän lisäksi roskakortit ovat yksinkertaisempia välineitä kirjanpitoon, joita varastonpitäjät yleensä käyttävät välittömään dokumentointiin sekä offline- että online-tilassa. Sitä vastoin myymälärekisterit tai varastorekisterit on tarkoitettu nimenomaan talous- ja kustannusosastolle.
Bin Card voidaan luoda ja ylläpitää Excel-taulukossa. Vaihtoehtoisesti voidaan tulostaa Bin Card offline-hallintaa varten. Säiliökortin muoto koostuu pääasiassa materiaalin nimestä, vastaanottopäivämäärästä sekä materiaalin määrästä, lähetyspäivämäärästä sekä tuotteen määrästä ja materiaalien loppusaldosta.
Säiliökortti voi koostua määrän lisäksi myös materiaalin vastaanoton tai lähetyksen sijainnista. Materiaalien arvo ei kuitenkaan sisälly roskakorttiin.
Bin Cardin edut
Seuraavassa on joitain merkittäviä etuja, joita jälleenmyyjät saavat roskakorttien käytöstä:
- Varastotapahtumien kirjaaminen on vähemmän altis virheille, koska dokumentointi tehdään heti, kun materiaali vastaanotetaan tai lähetetään.
- Koska varastot kirjataan jo ennen liiketoimien toteutumista, voidaan varastoerien tasoa paremmin hallita.
- Säiliökorttien avulla myymälävastaava voi antaa varastotilejä välittömästi.
- Säiliökortit helpottavat varastotuotteiden jäljitettävyyttä, koska niissä mainitaan kaikki materiaalin sijaintiin ja määrään liittyvät tiedot.
- Roskakortit auttavat varastojen laskemisessa tarkastusten tai vuosilaskennan aikana.
Bin Cardin haitat
Monista eduistaan huolimatta Bin Cardin käyttäminen ei ole vailla rajoituksia:
- Säiliökorttien päivittäminen vaatii liikkeen johtajalta paljon kärsivällisyyttä ja erittäin varovaisuutta.
- Varastotasoja ei voi päätellä suoraan roskakorteista. Sen sijaan niistä laadittuja raportteja käytetään varastotasojen tarkistamiseen.
- Säiliökortit vievät yleensä paljon tilaa varastoissa, joita muuten voidaan käyttää useiden muiden varastotavaroiden säilyttämiseen.
