Termi "projektinhallintatyökalut" viittaa työkaluihin, jotka auttavat ryhmiä tai yksilöitä organisoimaan ja hallitsemaan tehtäviä ja projekteja paremmin. Nämä eivät ole vain projektipäälliköille. Nämä työkalut tarjoavat erilaisia mukautuksia, jotka tekevät niistä hyödyllisiä kaikenlaisille ryhmille. He auttavat erilaisten projektien suunnittelussa, yhteistyössä, dokumentoinnissa ja arvioinnissa.
WBS vs projektisuunnitelma
Ero WBS:n ja Project Planin välillä on, että WBS ottaa koko projektin huomioon. Toisaalta hankesuunnitelmassa otetaan huomioon pieni osa koko projektista. Pohjimmiltaan WBS jakaa projektin pieniin osiin. Jokaiselle osalle tehdään projektisuunnitelma.
WBS tarkoittaa työjakorakennetta. Se muodostaa projektisuunnittelun ytimen, ja projektipäälliköt käyttävät sitä pääprojektin jakamiseen pienempiin osiin. Tässä työ esitetään hierarkkisesti ja visuaalisesti, jotta käsillä olevaa työtä ymmärretään paremmin. Projekti voidaan jakaa osaprojekteihin, työpaketteihin ja suoritteisiin.
Hankesuunnitelma antaa laajan viitekehyksen, joka toimii kaiken jatkosuunnittelun pohjana. Se on tekstinkäsittelytyökalulla tehty asiakirja, joka on virallisesti hyväksytty. Sen pääasiallinen käyttötarkoitus on suunnitteluoletusten dokumentointi ja kommunikoinnin helpottaminen hankkeen eri sidosryhmien välillä. Se sisältää myös kuvituksia, jotka auttavat visualisoimaan tärkeimmät näkökohdat.
Vertailutaulukko WBS:n ja projektisuunnitelman välillä
| Vertailuparametrit | WBS | Projekti suunnitelma |
| Laajuus | Käsittelee koko projektin | Käsittelee projektin pienempiä osia |
| Luomisen järjestys | Ennen kuin hanke hyväksytään | Hankkeen hyväksymisen jälkeen |
| Luomisen tarkoitus | Näyttää projektin laajuuden ja sen kustannukset | Käytännön aikataulun asettamiseen kunkin osan luomiselle |
| Keskity | Se keskittyy koko budjettiin. | Siinä keskitytään projektin kunkin osan kustannusten pysymiseen budjetin sisällä |
| Eräänlainen työkalu | Tuloshakuinen työkalu | Toimintakeskeinen työkalu |
Mikä on WBS?
Work Breakdown Structure on yleinen tuottavuustekniikka, joka auttaa tekemään käsillä olevasta työstä helposti lähestyttävämpää ja hallittavampaa. Se jakaa työn pienempiin osiin ja toimii erittäin hyödyllisenä projektinhallintadokumenttina. Se yksin integroi koko projektin kustannukset, laajuuden ja aikataulun.
Project Management Institute (PMI) on määritellyt WBS:n hierarkiaan perustuvaksi työn jaotteluksi, joka projektinkäsittelytiimin on suoritettava. Sitä on kahta tyyppiä: 1. Toimitukseen perustuva ja 2. Vaihepohjainen. Edellinen on suosituin lähestymistapa ja myös yleinen.
WBS jakaa pääprojektin osaprojekteihin, työpaketteihin ja suoritteisiin. Työpaketit ovat osa suunnittelun alinta tasoa, joka yksilöille osoitetaan. Erilaiset työpaketit muodostavat yhdessä suoritteita, jotka vuorostaan yhdistyvät osaprojekteiksi, joista lopulta muodostuu loppuprojekti.
WBS:n pääasiallinen käyttötarkoitus on suunnittelutyökalu, joka auttaa tiimiä suunnittelemaan ja organisoimaan projektin laajuutta toimituksineen. Se toimii työkaluna projektin seurantaan ja hallintaan. Erilaiset ohjelmistotyökalut auttavat onnistuneessa WBS:n luomisessa. Se luodaan ennen projektisuunnitelmaa.
Mikä on projektisuunnitelma?
Projektisuunnitelmassa määritellään yksityiskohtaisesti tavoitteet ja tavoitteet, tapa niiden saavuttamiseksi, tarvittavat resurssit, niihin liittyvät aikataulut ja budjetit niiden toteuttamiseen. Se määrittelee myös, kuka on vastuussa tietystä työstä. Se sisältää yleensä resurssiluettelon, riskisuunnitelman, työselostuksen ja projektiaikataulun.
Sillä on erittäin tärkeä rooli minkä tahansa projektin onnistuneessa loppuunsaattamisessa. Se sisältää kaiken tarvittavan tiedon ja ohjaa näin projektia jokaisessa vaiheessa. Siinä esitetään myös selkeästi jokaisen sidosryhmän tehtävät ja vastuut. Se auttaa saamaan selvyyttä ja poistamaan projektin mahdollisista sekaannuksista, joita saattaa syntyä tulevaisuudessa.
Se sisältää koko projektin laajuuden sisältäen suoritteet, liiketoiminnan tarpeet ja ongelmat, tavoitteet ja projektin keskeiset saavutukset. Hankesuunnitelman tärkeimmät kannattajat ovat seuraavat:
Se on kaikkien suunnittelutyön lopputuote, joka kattaa yksityiskohtaisesti jokaisen pienen osan projektista. Hyvin määritelty projektisuunnitelma auttaa projektin onnistuneessa loppuunsaattamisessa ja sujuvassa toteuttamisessa. Siten projektipäälliköt käyttävät paljon aikaa samaan.
Tärkeimmät erot WBS:n ja projektisuunnitelman välillä
- Work Breakdown Structure käsittelee olennaisesti hanketta kokonaisuutena ja jakaa projektin useisiin pieniin osiin. Toisaalta projektisuunnitelma antaa kattavat tiedot jokaisesta näistä osista.
- WBS luodaan ennen projektisuunnitelmaa. Toisaalta projektisuunnitelma luodaan aina WBS:n tekemisen ja hyväksymisen jälkeen.
- WBS näyttää koko projektin mittakaavan ja kustannukset, kun taas projektisuunnitelma antaa mittakaavan ja kustannukset projektin jokaiselle osalle.
- WBS antaa budjetin koko projektille ja projektisuunnitelma auttaa varmistamaan, että jokainen osa noudattaa samaa.
- WBS on tuloshakuinen työkalu, kun taas projektisuunnitelma on toimintasuuntautunut.
Johtopäätös
Sekä WBS että hankesuunnitelma auttavat antamaan tieteellisen lähestymistavan projektin onnistuneeseen loppuun saattamiseen ja kustannustehokkaaseen toteuttamiseen. Näillä työkaluilla on ratkaiseva rooli projektin onnistuneessa käsittelyssä. Vaikka sen katsotaan virheellisesti olevan sama asia, näiden kahden välillä on selviä eroja.
WBS:ssä jokaisen osan tavoitteena on sisältää ylemmissä osissa tarvittava komponentti. Projektisuunnitelmassa jokainen prosessi on suoritettava rajoitetun ajan sisällä ja jos sitä ei tehdä oikein, sillä on vakavia vaikutuksia projektiin. Pohjimmiltaan WBS-tulosten pääpaino, kun projektisuunnitelmassa käsitellään toimia.
