Online-postitusjärjestelmät ovat siunauksia elämässämme vastaamisesta lukuisiin yrityssähköposteihin päivässä ja kutsujen lähettämiseen. Voimme esimerkiksi käyttää sähköpostimme CC-osiota, jos haluamme lähettää saman viestin henkilöluetteloon. Tämä säästää paljon aikaa ja voimme sisällyttää myös niiden ihmisten osoitteet, jotka haluamme pitää tietokierrossa, mutta emme odota vastausta.
To vs CC
Ero sähköpostiemme vastaanottajan ja kopion välillä on siinä, että Vastaanottaja-osiossa mainitsemme niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluamme suoraan lähettää sähköpostin, ja odotamme myös vastausta heiltä. Toisaalta mainitsemme CC-osiossa niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluamme vain olla ajan tasalla jostakin asiasta, mutta emme odota siihen pakottavia toimenpiteitä.
Sähköpostin Vastaanottaja-osioon kirjoitetaan sen päähenkilön/henkilöiden sähköpostiosoite, joille posti ohjataan. Myös postin sisällössä olevat tervehdykset on suunnattu Vastaanottaja-kohdassa mainittujen mukaisesti. Vastaanottaja-osioon voi lisätä useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen, mutta vähintään yhden sähköpostiosoitteen lisääminen on pakollista.
Sähköpostin CC-osio tarkoittaa kopioita. Se tarkoittaa, että jos henkilö haluaa lähettää saman postin jollekin ihmisryhmälle vain pitääkseen heidät ajan tasalla, hän voi käyttää CC-osiota. CC-kohdassa mainittujen sähköpostiosoitteiden ei odoteta vastaavan sähköpostiin eikä niitä osoiteta suoraan postin sisällössä. Se on enemmän kuin tietosähköposti tässä osiossa mainituille henkilöille.
Vertailutaulukko To:n ja CC:n välillä
| Vertailuparametrit | Vastaanottaja | CC |
| Merkitys | Sen henkilön sähköpostiosoite, jolle viesti suoraan halutaan lähettää, mainitaan Vastaanottaja-osiossa. | Sen henkilön/henkilöiden sähköpostiosoite, jotka halutaan pitää silmukassa, mainitaan CC-osiossa. |
| Terveisiä | Postissa lähetettävät tervehdykset riippuvat henkilöstä, jota osoitat Vastaanottaja-osiossa. | Tervehdykset sähköpostin sisällössä eivät riipu ihmisistä, joiden osoite on lisätty CC-osioon. |
| Valinnainen | Sähköpostia lähetettäessä on pakollista lisätä vähintään yksi sähköpostiosoite Vastaanottaja-osioon. | Sähköpostia lähetettäessä ei ole pakollista lisätä sähköpostiosoitetta CC-osioon. |
| Yksityisyys | Jos henkilö lähettää sähköpostin yhteen osoitteeseen kerrallaan mainitsemalla sen Vastaanottaja-osiossa, muut eivät tiedä siitä. | CC-osiossa mainittujen henkilöiden luettelo voi nähdä toistensa nimet ja sähköpostiosoitteet, kun sähköposti on lähetetty. |
| Toiminta | Vastaanottaja-osiossa mainittujen sähköpostiosoitteiden odotetaan vastaavan sähköpostiin. | CC-osiossa mainittujen sähköpostiosoitteiden ei odoteta ryhtyvän suoriin toimiin. |
Mikä on To?
Sähköpostijärjestelmän ominaisuuksien tunteminen on erittäin tärkeää, koska se on nykyään laajalti käytössä. Sähköpostin Vastaanottaja-osioon henkilön odotetaan kirjoittavan yksi tai useampi sähköpostiosoite. Lähettäjän odotetaan kirjoittavan Vastaanottaja-osioon sen henkilön sähköpostiosoitteen, joka on päävastaanottaja.
Ainakin yksi sähköpostiosoite on pakollinen Vastaanottaja-osiossa, koska ilman sähköpostiosoitetta ei ole mahdollista lähettää sähköpostia. Sähköpostiosoitteiden mainitsemiselle Vastaanottaja-osiossa ei ole ylärajaa. Sähköpostin sisällössä tervehdykset on suunnattu Vastaanottaja-osiossa mainituille henkilöille ja siten heidän odotetaan vastaavan tai ryhtyvän mihin tahansa toimenpiteisiin postin vastaanottamisen jälkeen.
Mikä on CC?
Sähköpostien CC tarkoittaa hiilikopiointia ja viittaa siihen, että sama posti voidaan lähettää kerralla ryhmälle ihmisiä. Henkilö voi mainita niin monta henkilöä CC-osiossa kuin haluaa, kunhan posti on hänelle merkityksellinen.
CC-ominaisuuden käyttäminen sähköpostissa on erittäin kätevää, koska se säästää paljon aikaa ja energiaa. Jos henkilö lähettää yksittäisen sähköpostin kaikkiin sähköpostiosoitteisiin, se vie paljon aikaa. Lisäksi tärkein syy siihen, miksi CC-ominaisuutta käytetään, on pitää tärkeät ihmiset kärjessä, eikä heiltä odoteta samalla suoraa toimintaa.
CC-luetteloon lisätyt ihmiset voivat nähdä toistensa nimet ja sähköpostiosoitteet. Joten jos henkilö haluaa säilyttää postituslistan yksityisyyden, on olemassa toinen vaihtoehto nimeltä BCC (Blind Carbon Copy). Henkilö voi käyttää tätä vaihtoehtoa lähettääkseen saman sähköpostin ihmisryhmälle, mutta vastaanottajat eivät näe luetteloa ihmisistä, jotka ovat vastaanottaneet saman viestin.
Tärkeimmät erot To:n ja CC:n välillä
Johtopäätös
Sähköpostietiketit kannattaa opetella, sillä se auttaa paljon, kun tietää paremmin, milloin kumpaa vaihtoehtoa kannattaa käyttää. Vastaanottaja ja CC ovat kaksi tärkeimmistä sähköpostien ominaisuuksista, koska niiden avulla voimme kirjoittaa sähköpostiosoitteita ja säästää paljon aikaa.
Yksityisyyden suojasta riippuen henkilö voi aina valita CC:n tai BCC:n välillä. Mutta riippumatta näistä kahdesta osiosta, sähköpostin lähettämistä varten on annettava kelvollinen sähköpostiosoite Vastaanottaja-osioon.
